Anlage 7 — KI-Nutzungsbedingungen

Stand: 27.08.2026

1. KI-Funktionen und Rollen

  1. Die Software enthält KI-gestützte Funktionen (u. a. KI-Assistent, Mail-KI, semantische Suche, Transkription, OCR-Vorerfassung, Textvorschläge), die auf Sprachmodellen und Diensten der in Anlage 6 genannten Anbieter beruhen.
  2. Im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO) ist der Anbieter Anbieter des KI-Systems, der Kunde dessen Betreiber. Die Software enthält keine Funktionen zur Bewertung der Leistung oder des Verhaltens einzelner Beschäftigter und ist für solche Zwecke nicht bestimmt.

2. Transparenz und Kennzeichnung (Art. 50 KI-VO)

  1. Der Anbieter kennzeichnet KI-Interaktionen als solche und versieht KI-generierte Inhalte (u. a. Textentwürfe, Transkripte) mit sichtbaren und, soweit technisch vorgesehen, maschinenlesbaren Kennzeichnungen.
  2. Der Kunde entfernt oder verschleiert diese Kennzeichnungen nicht und erfüllt seine eigenen Offenlegungspflichten als Betreiber (insbesondere Art. 50 Abs. 4 KI-VO bei Veröffentlichung KI-generierter Inhalte).

3. Charakter der KI-Ausgaben, Prüfpflicht

  1. KI-generierte Inhalte sind maschinell erzeugte Vorschläge. Sie können unrichtig, unvollständig oder unpassend sein, auch wenn sie plausibel erscheinen. Sie stellen keine Erklärung des Anbieters dar und sind keine Rechts-, Steuer- oder Fachberatung.
  2. Der Kunde prüft KI-generierte Inhalte vor jeder Verwendung mit rechtlicher, finanzieller oder sonstiger Außenwirkung (insbesondere Angebotspositionen, Preise, Kalkulationsgrundlagen, Kundenkommunikation) durch eine fachkundige Person und gibt sie erst danach frei. Belege und Berechnungen entstehen erst durch die Freigabe des Kunden.
  3. Deterministische Berechnungen der Software (u. a. Summen, Salden, Belegketten) sind keine KI-Ausgaben; für sie gilt Anlage 1 Ziff. 2.1.
  4. Die Haftung des Anbieters richtet sich nach § 15 AGB. Für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde KI-Vorschläge entgegen Ziff. 3.2 ungeprüft verwendet, haftet der Anbieter nicht; § 254 BGB bleibt im Übrigen unberührt.

4. KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO)

  1. Der Anbieter stellt Dokumentation und eine Einweisung in Funktionsweise, Grenzen und sachgerechte Nutzung der KI-Funktionen bereit (Wissensbereich mit Hilfeseiten in der Software sowie Einweisung im Rahmen der Onboarding-Schulung).
  2. Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer über ausreichende KI-Kompetenz für den Einsatz verfügen, und macht ihnen die bereitgestellte Dokumentation zugänglich.

5. Datenverwendung und Trainingsausschluss

  1. Kundendaten, Eingaben in KI-Funktionen und deren Ausgaben werden weder vom Anbieter noch — nach deren Vertragsbedingungen — von den eingesetzten KI-Dienstleistern zum Training von KI-Modellen verwendet. Anthropic wird über die Claude API zu den Commercial Terms of Service einschließlich Data Processing Addendum genutzt; ein Training auf API-Daten ist danach ausgeschlossen, Zero Data Retention ist nicht vereinbart, Eingaben und Ausgaben werden nur im Rahmen der Anbieterbedingungen zeitlich begrenzt vorgehalten. Voyage AI verwendet Kundendaten gemäß seinen Bedingungen nicht zum Training.
  2. Inhalte von KI-Chat-Interaktionen werden gemäß § 10 Abs. 3 AVV gespeichert und gelöscht.
  3. Anonymisierte, nicht rückführbare Nutzungsstatistiken darf der Anbieter zur Produktverbesserung verwenden (§ 7 AGB).

6. Beschäftigtenbezug, Mitbestimmung

  1. Zeiterfassung, Einsatzplanung und Nutzungsanalysen dienen betrieblichen Organisationszwecken. Auswertungen der Nutzungsanalyse erfolgen auf Betriebs- und Funktionsebene und sind nicht zur Leistungs- oder Verhaltensbewertung einzelner Beschäftigter bestimmt; der Kunde setzt sie nicht zu diesem Zweck ein.
  2. Der Anbieter weist darauf hin, dass Einführung und Ausgestaltung von Zeiterfassungs-, Ortungs- und Auswertungsfunktionen der Mitbestimmung unterliegen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und arbeits- sowie datenschutzrechtliche Anforderungen auslösen. Deren Erfüllung obliegt dem Kunden.

7. Sonderregeln für Kommunikationsmodule

  1. Telefonie/Gesprächsaufzeichnung (sofern aktiviert): Aufzeichnungen erfolgen nur nach vorheriger Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer; die Software erzwingt hierfür eine Einwilligungsansage vor Aufzeichnungsbeginn. Die Rechtmäßigkeit des Einsatzes (u. a. § 201 StGB, Einwilligungen der eigenen Beschäftigten) verantwortet der Kunde.
  2. WhatsApp-Modul (sofern aktiviert): Der Versand erfolgt über die WhatsApp-Business-Plattform (Meta, Anlage 6) ohne Zugriff auf Adressbücher. Der Kunde kontaktiert nur Personen, deren Einwilligung er nachweisen kann, informiert sie über die Verarbeitung durch Meta und bietet einen alternativen Kommunikationskanal an. Der Anbieter weist darauf hin, dass deutsche Aufsichtsbehörden die geschäftliche WhatsApp-Nutzung kritisch bewerten.

8. Verbotene Nutzungen

Der Kunde nutzt die KI-Funktionen nicht für nach der KI-VO verbotene Praktiken, nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Personen ohne menschliche Prüfung und nicht zur Bewertung einzelner Beschäftigter; im Übrigen gilt Anlage 8.